Werken aan je organisatiecultuur in coronatijden? Zo doe je dat!

Bijzin

Het klonk als een bijzin. Een en-passant mededeling. Ik refereer aan de persconferentie van 29 september jl. waarin Mark Rutte benadrukte dat thuiswerken weer de norm zou moeten worden. In zijn opsomming van consequenties zat de bijzin die mij opviel: ‘dus even geen teambuilding’.
Thuiswerken is al lang geen technologische uitdaging meer. De vraag of organisatiecultuur en leiderschap het aankunnen is vele malen belangrijker. Tijd om daar met de bril van Patrick Lencioni op naar te kijken.

Lencioni

Patrick Lencioni is organisatieadviseur en bestsellerauteur. Hij is bekend als schrijver van The Five Dysfunctions of a Team, een bedrijfsfabel die teamdynamiek onderzoekt en oplossingen biedt om teams te helpen beter te presteren. Sinds het verschijnen van het boek in 2002 prijkt het steevast op internationale bestsellerlijsten.
Niet elke groep mensen die in een bedrijf samenwerkt is in zijn ogen een team. Zelf heb ik het liever over ‘gedraagt zich als een team’. Een team kenmerkt zich door een gemeenschappelijk doel waarbij je van elkaar afhankelijk bent om dat doel te bereiken. Die wederzijdse afhankelijkheid is cruciaal en raakt nogal eens uit beeld – dan gaan individuele en/of afdelingsbelangen en politieke spelletjes de boventoon voeren.

Piramide

Lencioni beschrijft vijf frustraties van teamwerk en vertaalt elk naar een cruciale factor voor teamsucces. Die factoren samen vormen de bouwstenen van een piramide.

• Onderling vertrouwen vormt de basis. Wanneer dat ontbreekt en de frustratie gebrek aan vertrouwen overheerst, zullen teamleden zich moeilijk kwetsbaar opstellen en vermijden om zwaktes, fouten en behoeften aan hulp bespreekbaar te maken.
• Conflicten aangaan over zaken die essentieel zijn voor het succes van de organisatie, werkt wanneer teamleden elkaar vertrouwen. Het gif in de samenwerking is de frustratie angst voor conflicten. Met verkapte discussies en achterkamertjes gepraat tot gevolg.
• Commitment aangaan over gedeelde doelen en afspraken slaagt wanneer alle suggesties en ideeën op tafel mogen komen en zonder terughoudendheid besproken worden. Wanneer ruimte ontbreekt voor constructief conflict waarin alles wordt onderzocht en het glashelder is waar je ‘ja’ tegen zegt, voert de frustratie gebrek aan betrokkenheid de boventoon.
• Verantwoordelijkheid nemen en elkaar verantwoordelijk houden is vanzelfsprekend wanneer teams zich committeren aan gemaakte beslissingen. Zonder commitment neigen teamleden tot de frustratie mijden van verantwoordelijkheid, vooral om elkaar onderling niet af te hoeven vallen.
• Focus op gezamenlijke resultaten is de top van de succesfactor-piramide. Die focus ‘ontstaat’ door het nemen van verantwoordelijkheid. Wanneer verantwoordelijkheid mijden domineert, dan regeert de frustratie verwaarlozen teamresultaten. Teamleden zullen de neiging hebben hun eigen carrière en behoeften voorop te stellen – boven dat wat het beste is voor het team.

Organisatiecultuur

Het op grote schaal thuiswerken dwingt organisaties om hun werkwijzen onder de loep te nemen. Meer over dit ‘hoe’ vind je in mijn blog Een frisse start na de vakantie?.
Hoe zorg je voor een manier van werken die jullie als organisatie in staat stelt functioneel in te spelen op wat de wereld nu van jullie vraagt - een die je samen optimaal kunt doorvoeren en die tegelijkertijd iedereen betrokken houdt? Organisatiecultuur speelt daarin een belangrijke rol.

Geen teambuilding?

Hoe een team met elkaar samenwerkt, reflecteert jouw organisatiecultuur. Vanuit een breder perspectief bekeken is elke organisatie een team of zou dat moeten zijn. Immers, of je nu een dienst of product aanbiedt, je wilt je klant het allerbeste bieden – dat is je gezamenlijke doel. Om dat te bereiken ben je van elkaar afhankelijk, samen zal je het moeten doen.
‘Dus even geen teambuilding’ betekent in mijn ogen niet dat je de frustraties die Lencioni beschrijft, maar aan de kant moet schuiven. Zonder onderhoud vertonen zelfs de beste teams de neiging om slecht te gaan functioneren. Signaleer je scheurtjes in de samenwerking? Pak het aan!

Leiderschap

Succesvol samenwerken, in of buiten coronatijden, is ook een leiderschapsvraagstuk. Hoe bouw en borg jij als leider jullie cultuur? Wat kun jij doen in het contact met je medewerkers? Vanuit de piramide bekeken:

• Toon openheid en kwetsbaarheid.
  Mensen volgen leiders door dik en dun als zij eerlijk, kwetsbaar en open zijn. En authentiek! Dat geeft hen vertrouwen.
• Lok conflict als het ware uit, ‘dwing’ zaken te betwisten.
  Ken je mensen en hun conflictstijlen. Zorg voor gezamenlijke basisregels om veilig de discussie aan te gaan. Dat creëert ruimte voor constructief conflict.
• Zorg voor helderheid en duidelijke afronding.
  Bewaak dat iedereen zijn stem heeft kunnen laten horen. Toets of iedereen zich kan committeren ondanks onenigheid aan het begin van het gesprek. Dat zorgt voor ‘disagree and commit’.
• Leg moeilijke zaken op tafel.
  Wees expliciet over doelen en gewenst gedrag. Zet resultaten versus doelen en standaards op de agenda. Dat maakt verantwoordelijkheden duidelijk.
• Focus op gezamenlijke resultaten.
  Houdt groepsdoelen levend. Beloon medewerkers voor hun bijdrage aan gezamenlijke doelen en succes. Dat houdt het geheel functioneel en succesvol.

Wat doe jij met de bril van Patrick Lencioni?

Vind je het pittig? Herken je situaties? Kun je wel wat hulp gebruiken? Laat je vraag hieronder achter. Dan kijken we samen hoe je dat aan kunt pakken.